riducendo gli sforzi
di Massimiliano Malago'
In “Quelli della notte”, programma cult di Renzo Arbore trasmesso dalla Rai una ventina di anni orsono, Massimo Catalano ci dilettava con battute tanto ovvie quanto divertenti, divenute oggi veri e propri modi di dire: “È molto meglio essere giovani, belli, ricchi e in buona salute, piuttosto che vecchi, brutti, poveri e malati” oppure: “È meglio innamorarsi di una donna bella, intelligente e ricca anziché di un mostro, sciocco e senza una lira.” Ed ancora: “È meglio lavorare poco e fare tante vacanze, piuttosto che lavorare molto e fare poche vacanze.”
Proprio da quest’ultima affermazione voglio partire per proporre il mio contributo al tema del lavoro: vi parlerò questa volta del principio 80/20, una metodologia per avere maggiore risultati riducendo lo sforzo impiegato per raggiungerli... un concetto proprio “alla Catalano”!
Agli inizi del 900 Vilfredo Pareto, studiando l’economia inglese, scoprì una stretta correlazione tra la percentuale di ricchezza posseduta e la percentuale di persone che la possedevano.
Questa ricerca fornì un interessante spunto di valutazione della realtà economica e sociale e cioè:
La sussistenza di un grande squilibrio tra la percentuale delle persone che detenevano la ricchezza e la percentuale della ricchezza stessa, vale a dire che una ridotta minoranza di persone deteneva la stragrande maggioranza della ricchezza;
Fu poi interessante constatare che le percentuali così ricavate non erano tipiche solo del particolare periodo esaminato, ma rimanevano pressoché immutate anche in epoche differenti ed addirittura in paesi diversi.
Nel corso del ‘900 la teoria elaborata da Pareto venne applicata ai campi più disparati.
Nacque così la cosiddetta legge di Pareto, detta anche “principio 80/20”, dal momento che la maggior parte degli effetti (diciamo l’80%) è il risultato di un ridotto numero di cause (diciamo il 20%).
Se proviamo ad applicare questo principio alla vita quotidiana scopriremo che:
l’80% dell’energia mondiale è consumata dal 20% della popolazione;
l’80% della ricchezza è detenuta dal 20% della popolazione;
l’80% del traffico urbano si sviluppa per il 20% delle sue strade cittadine
l’80% dei ricavi di un’azienda deriva dal 20% dei suoi prodotti;
l'80% dei reclami proviene dal 20% dei clienti;
l'80% degli errori è causato dal 20% dei componenti
l’80% delle e-mail vengono spedite al 20% delle persone in rubrica.
I numeri 80/20 non costituiscono un dato fisso ma si è verificato che è più facile che il risultato reale si avvicini a 80/20 piuttosto che a 50/50.
A pensarci bene il principio 80/20 è rivoluzionario perché dimostra non solo che le cause non hanno tutte la stessa importanza, ma che si può addirittura suddividerle in due categorie distinte:
- Per la grande maggioranza, cause di scarsa importanza
- Per un’ esigua minoranza, cause di estremo valore in quanto responsabili della maggior parte degli effetti.
Risulta dunque di grande importanza individuare il 20% delle cause veramente importanti e concentrarsi su queste perché da esse deriverà l’80% dei risultati; in buona sostanza il principio 80/20 ci suggerisce di trovare quelle poche cose che sono davvero importanti.
Proviamo a semplificare il discorso: se raddoppiamo dal 20% al 40% il tempo utilizzato per le attività importanti otteniamo in poco tempo risultati maggiori, riducendo contestualmente il tempo impiegato per farle.
Applicando il principio 80/20 alle nostre attività lavorative potremo indagare quale 20% delle attività ci portano all’80% dei risultati o quale 20 % di clienti ci porta l’80% dei profitti od infine se è possibile trovare un 20% dei prodotti che porta l’80% dei profitti.
Per quanto riguarda il tempo utilizzato per queste attività, Richard Koch, nel suo libro “Il principio 80/20”, ci consiglia di impiegare il nostro tempo in:
- Attività che fanno progredire il vostro progetto complessivo di vita
- Attività che avete sempre voluto fare
- Attività già comprese nel rapporto 20/80 per tempo e risultati
- Innovazioni che promettono di ridurre il tempo di attività e/o moltiplicare la qualità dei risultati
- Progetti che secondo gli altri sarebbero inattuabili
- Attività che gli altri hanno svolto con successo in ambiti differenti
- Attività che vi permettono di mettere a frutto la vostra creatività
- Attività che potete far svolgere da altri con uno sforzo relativamente modesto da parte vostra
- Qualunque cosa con collaboratori molto capaci che hanno già applicato la regola 80/20 al tempo e lo sanno usare in modo anticonvenzionale ed efficace
- Progetti da attuare ora o mai più.
Al contempo Richard Koch ci sconsiglia di perdere tempo in:
- Attività che vogliono farvi fare gli altri
- Attività che si sono sempre fatte in questo modo
- Attività che di solito non sapete fare
- Attività che non vi piace fare
- Attività che vengono regolarmente interrotte
- Attività che interessano poche altre persone
- Attività che hanno già richiesto il doppio del tempo previsto
- Attività in cui i vostri collaboratori sono scarsi o inaffidabili
- Attività che hanno un ciclo prevedibile
- Rispondere al telefono.
Infine vi ricordo che il principio di Pareto non si limita ad essere utilizzato al lavoro, ma risulta molto utile anche per migliorare la nostra vita quotidiana.
Provate solo a pensare ai seguenti benefici:
- scoprire quale del 20% delle amicizie che abbiamo ci da’ l’80% della soddisfazione
- isolare quel 20% delle pagine di un libro che portano l’80% delle informazioni utili
- sapere quale 20% dei nostri sforzi è il responsabile dell’80% delle difficoltà
- eliminare quel 20% delle cose che sono responsabili dell’80% dello stress generato (trovare un momento di calma per fare una lista di tutto ciò che siamo stanchi di sopportare può essere comunque già un buon primo passo per una vita migliore e più ricca)
- scoprire quel 20% delle parole che sono responsabili dell’80% del valore compreso (così ad esempio da diventare padroni di una lingua straniera in molto meno tempo del solito).
Come per tutte le tecniche, anche per questa vale il principio che per impararla è necessario sperimentarla.
E chissà che non arrivi anche per noi il giorno in cui potremo dire: “è molto meglio avere tanti risultati lavorando poco che averne pochi lavorando molto!”
Massimiliano Malago
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